Polityka prywatności

Polityka prywatności i klauzula informacyjna — EstateDream.pl: formularz kontaktowy, zarządzanie najmem oraz apartamenty prowadzone we własnym imieniu.

Wersja z dnia 01.07.2026 r. Ostatnia aktualizacja strony: 10.07.2026 r.

1. Administrator danych i zakres dokumentu

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej polityce jest:

TQM GROUP Daniel Fedus, ul. Mieczysława Karłowicza 1/35, 43-400 Cieszyn, NIP: 6871791226, telefon: +48 513 271 270, e-mail: biuro@estatedream.pl, strona: www.estatedream.pl.

EstateDream.pl jest marką wykorzystywaną przez TQM GROUP Daniel Fedus do obsługi zapytań oraz świadczenia usług związanych z zarządzaniem najmem krótkoterminowym i długoterminowym.

Niniejszy dokument obejmuje trzy główne obszary przetwarzania danych:

• dane przetwarzane przez stronę www.estatedream.pl — wyłącznie formularz kontaktowy, treść zapytania oraz podstawowe dane techniczne strony;
• dane przetwarzane przy zarządzaniu nieruchomościami klientów, w tym przy technicznym dostępie do portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl;
• dane przetwarzane, jeżeli TQM GROUP Daniel Fedus / EstateDream.pl prowadzi apartamenty, lokale lub rezerwacje we własnym imieniu, np. jako właściciel, wynajmujący, podnajemca, operator lub podmiot samodzielnie oferujący pobyt/najem.

2. Najważniejsze założenia

• Strona www.estatedream.pl ma charakter informacyjny i kontaktowy. Nie prowadzi bezpośrednio rezerwacji, płatności, kont użytkowników ani panelu gościa/najemcy.
• Dane z portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl nie są zbierane przez formularz na stronie EstateDream.pl. Są przetwarzane poza stroną, w ramach danego modelu współpracy albo własnej obsługi rezerwacji.
• Zakres danych może różnić się w zależności od klienta, lokalu, portalu, modelu współpracy, rodzaju najmu oraz stosowanych zabezpieczeń, np. kamer garażowych, wideodomofonu, wizjera wideo lub wideorejestratora.
• Jeżeli EstateDream.pl zarządza lokalem klienta, rola w RODO zależy od umowy i faktycznego zakresu działania: najczęściej właściciel/klient określa cele i środki przetwarzania, a TQM GROUP Daniel Fedus działa jako podmiot przetwarzający lub osoba/podmiot upoważniony do obsługi danych.
• Jeżeli EstateDream.pl prowadzi apartamenty lub rezerwacje we własnym imieniu, TQM GROUP Daniel Fedus jest administratorem danych gości, najemców, lokatorów oraz danych rozliczeniowych związanych z tą działalnością.

3. Role RODO w zależności od modelu działania

4. Dane przetwarzane przez stronę www.estatedream.pl

Strona www.estatedream.pl służy wyłącznie do prezentacji usług oraz kontaktu. Przez stronę Administrator nie prowadzi rezerwacji, płatności, kont użytkowników, obsługi pobytów ani pobierania danych najemców lub gości z portali rezerwacyjnych.

4.1. Formularz kontaktowy

W ramach formularza kontaktowego oraz odpowiedzi na zapytanie Administrator przetwarza wyłącznie dane potrzebne do kontaktu i obsługi sprawy, tj. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, ewentualnie nazwę firmy oraz treść zapytania lub informacje dobrowolnie przekazane w wiadomości.

Celem przetwarzania jest obsługa zapytania, udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, prowadzenie korespondencji oraz ewentualne podjęcie współpracy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i korespondencji, a jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy — również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.2. Dane techniczne strony i cookies

Jeżeli dostawca hostingu lub strona automatycznie zapisuje podstawowe dane techniczne, mogą to być w szczególności logi serwera, adres IP, data i godzina połączenia, typ przeglądarki, identyfikatory techniczne cookies oraz dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.

Strona może korzystać z niezbędnych plików cookies lub podobnych technologii. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne, marketingowe, piksele reklamowe, newsletter, czat, system rezerwacji lub płatności, polityka prywatności powinna zostać odpowiednio zaktualizowana.

5. Dane bezpośrednich klientów EstateDream.pl

Bezpośrednimi klientami EstateDream.pl mogą być w szczególności właściciele lokali, wynajmujący, inwestorzy, firmy, osoby fizyczne, osoby prowadzące działalność gospodarczą albo podmioty zlecające zarządzanie najmem.

W związku z przygotowaniem oferty, zawarciem i realizacją umowy, rozliczeniami oraz bieżącą obsługą klienta Administrator może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, telefon, e-mail, adres korespondencyjny;
• dane firmowe i rejestrowe: nazwa firmy, adres siedziby lub prowadzenia działalności, NIP, REGON, KRS/CEIDG, dane reprezentantów, pełnomocników i osób kontaktowych;
• dane dotyczące nieruchomości: adres lokalu, opis lokalu, zasady korzystania, wyposażenie, instrukcje, regulaminy, informacje techniczne, dane dostępowe uzgodnione z klientem;
• dane umowne, organizacyjne i operacyjne: umowy, aneksy, pełnomocnictwa, upoważnienia, protokoły, korespondencję, zgłoszenia, reklamacje, dokumentację szkód, napraw, sprzątania, prania, serwisu i przekazania kluczy;
• dane rozliczeniowe i bankowe: numer rachunku bankowego, dane do płatności, historia rozliczeń, faktury, potwierdzenia przelewów, prowizje, należności i zobowiązania.

Podstawą prawną jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Zarządzanie nieruchomościami klientów na portalach Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl

W ramach usług zarządzania najmem krótkoterminowym EstateDream.pl może korzystać z dostępu technicznego do portali rezerwacyjnych wykorzystywanych w imieniu klienta, tj. Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl. EstateDream.pl może być wskazana na tych portalach jako firma zarządzająca nieruchomością, osoba kontaktowa, operator obsługi lub podmiot technicznie obsługujący ogłoszenie i rezerwacje.

Dane z portali nie są w takim przypadku pozyskiwane przez stronę www.estatedream.pl. Są one przetwarzane poza stroną, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi dla konkretnego klienta oraz zgodnie z dostępem, upoważnieniem, instrukcjami i zasadami współpracy ustalonymi z klientem.

Zakres danych dostępnych przez portale może obejmować w szczególności: imię i nazwisko osoby rezerwującej, dane kontaktowe udostępnione przez portal, numer rezerwacji, termin pobytu, liczbę gości, cenę i status rezerwacji, wiadomości z gościem, specjalne prośby, informacje o przyjeździe i wyjeździe, informacje o anulacji, reklamacjach, szkodach, ocenach oraz rozliczeniach w zakresie widocznym w danym portalu.

Jeżeli EstateDream.pl działa w imieniu klienta, klient powinien określić zakres dostępu, cel przetwarzania, kategorie danych, osoby upoważnione, zasady bezpieczeństwa, okres dostępu oraz zasady zakończenia współpracy. W praktyce powinno to zostać opisane w umowie z klientem, załączniku RODO, upoważnieniu albo umowie powierzenia przetwarzania danych.

7. Apartamenty prowadzone przez EstateDream.pl we własnym imieniu

Jeżeli TQM GROUP Daniel Fedus / EstateDream.pl prowadzi apartamenty, lokale, rezerwacje lub najem we własnym imieniu, np. jako właściciel, wynajmujący, podnajemca, operator albo podmiot samodzielnie oferujący pobyt lub najem, TQM GROUP Daniel Fedus jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z taką działalnością.

W takim modelu dane mogą pochodzić bezpośrednio od gościa, najemcy lub lokatora, z korespondencji e-mailowej i telefonicznej, z formularza kontaktowego, z portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl, z dokumentów najmu, z płatności, z protokołów oraz z systemów technicznych stosowanych przy danym lokalu.

W przypadku najmu krótkoterminowego prowadzonego we własnym imieniu Administrator może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe gościa lub osoby rezerwującej: imię, nazwisko, telefon, e-mail, dane konta lub identyfikator użytkownika w portalu, jeżeli jest udostępniony;
• dane rezerwacji i pobytu: numer rezerwacji, termin pobytu, liczba osób, cena, status rezerwacji, historia zmian, anulacje, dodatkowe życzenia, ustalenia dotyczące przyjazdu, wyjazdu, kluczy, kodów dostępu i korzystania z lokalu;
• dane rozliczeniowe: kwoty płatności, status płatności, prowizje portali, faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów, dane potrzebne do zwrotu środków albo kaucji, numer rachunku bankowego w przypadku płatności lub zwrotu przelewem;
• dane dotyczące bezpieczeństwa, szkód i reklamacji: zgłoszenia, zdjęcia szkód, protokoły, korespondencję, informacje o naruszeniu regulaminu, dokumentację roszczeń, dane pojazdu lub numer rejestracyjny, jeżeli jest to potrzebne do obsługi garażu, parkingu, szkody lub incydentu;
• dane dokumentu tożsamości lub inne dane identyfikacyjne — wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, rozliczeń, dochodzenia roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa, spełnienia obowiązku prawnego lub gdy wymaga tego właściwy portal, procedura albo uzasadniona sytuacja.

Cele przetwarzania obejmują obsługę rezerwacji, przygotowanie i wykonanie umowy pobytu lub najmu, kontakt z gościem, udostępnienie lokalu, obsługę płatności, wystawianie faktur, rozliczenia z portalami, obsługę reklamacji, szkód i kaucji, zapewnienie bezpieczeństwa, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami oraz wykonanie obowiązków podatkowych i księgowych.

Podstawami prawnymi są w szczególności: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne, podatkowe i rachunkowe oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym obsługa kontaktu, bezpieczeństwo, ochrona mienia, dokumentowanie wykonania usługi oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

8. Najem długoterminowy — lokale klientów i lokale własne

W przypadku najmu długoterminowego EstateDream.pl może obsługiwać dane lokatorów i najemców w dwóch modelach: w imieniu klienta/właściciela lokalu albo we własnym imieniu, jeżeli to TQM GROUP Daniel Fedus / EstateDream.pl jest wynajmującym, podnajmującym lub operatorem lokalu.

Zakres danych może obejmować wszystkie dane wskazane w umowie najmu, aneksach, załącznikach, protokołach zdawczo-odbiorczych, oświadczeniach, korespondencji i dokumentacji rozliczeniowej, w szczególności:

• imię, nazwisko, PESEL, numer i serię dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, telefon, e-mail;
• dane współnajemców, domowników, poręczycieli, pełnomocników lub osób wskazanych do kontaktu, jeżeli są ujawnione w dokumentacji najmu;
• dane dotyczące lokalu i korzystania z lokalu: adres, termin najmu, czynsz, kaucja, opłaty eksploatacyjne, media, odczyty liczników, wyposażenie, protokoły, zgłoszenia awarii, szkody, naprawy, rozliczenia i korespondencja;
• dane płatnicze i bankowe: numer rachunku bankowego, historia płatności, zaległości, wezwania do zapłaty, potrącenia z kaucji, rozliczenia końcowe;
• dane potrzebne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, windykacji, postępowania sądowego, ubezpieczeniowego albo zgłoszenia szkody.

W modelu obsługi lokalu klienta administratorem danych najemcy może być klient/właściciel, a EstateDream.pl może działać jako podmiot przetwarzający albo podmiot upoważniony. W modelu własnego najmu administratorem jest TQM GROUP Daniel Fedus.

9. Monitoring, wizerunek i dane z urządzeń technicznych

Nie każdy klient, lokal, garaż, parking lub budynek posiada monitoring. Dane z monitoringu, kamer garażowych, wideodomofonów, wizjerów wideo, systemów kontroli dostępu, kamer wspólnoty albo wideorejestratorów są przetwarzane tylko wtedy, gdy takie urządzenia faktycznie występują przy danym lokalu lub w danym budynku i EstateDream.pl ma do nich dostęp w ramach obsługi.

Dane te mogą obejmować wizerunek, sylwetkę, sposób poruszania się, datę i godzinę nagrania, miejsce zdarzenia, obraz pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu, przebieg zdarzenia, dźwięk — jeżeli dane urządzenie go rejestruje — oraz inne informacje utrwalone przez urządzenie.

Administratorem danych z monitoringu może być w zależności od sytuacji: klient/właściciel lokalu, wspólnota mieszkaniowa, zarządca budynku, administrator garażu lub parkingu, operator systemu albo TQM GROUP Daniel Fedus, jeżeli system jest wykorzystywany przy lokalach prowadzonych we własnym imieniu.

Monitoring nie powinien obejmować miejsc, w których gość, najemca lub lokator ma uzasadnione oczekiwanie prywatności, w szczególności wnętrza lokalu mieszkalnego, łazienek, sypialni i pomieszczeń przeznaczonych do prywatnego korzystania. W razie stosowania monitoringu należy zapewnić odpowiednie oznaczenia i informacje wymagane przepisami.

10. Cele i podstawy prawne przetwarzania

11. Źródła danych

Dane mogą pochodzić z następujących źródeł:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, np. z formularza kontaktowego, wiadomości e-mail, rozmowy telefonicznej, umowy, oświadczenia lub protokołu;
• od bezpośredniego klienta EstateDream.pl, np. właściciela lokalu, wynajmującego, inwestora lub podmiotu zlecającego zarządzanie najmem;
• z portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl — w zakresie dostępu technicznego udzielonego przez klienta albo w zakresie własnych apartamentów prowadzonych przez EstateDream.pl;
• od gościa, najemcy krótkoterminowego, lokatora, współnajemcy, poręczyciela, osoby kontaktowej lub osoby wskazanej w dokumentacji najmu;
• z dokumentów księgowych, bankowych, potwierdzeń przelewów, rozliczeń, dokumentacji szkód, zgłoszeń technicznych, protokołów i korespondencji;
• z publicznych rejestrów, np. CEIDG, KRS, REGON lub białej listy podatników VAT, jeżeli jest to potrzebne do weryfikacji kontrahenta;
• z systemów monitoringu, kamer garażowych, wizjerów wideo, wideodomofonów, kontroli dostępu albo wideorejestratorów — jeżeli są stosowane w danej lokalizacji i EstateDream.pl ma do nich dostęp.

12. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów. Odbiorcami danych mogą być:

• bezpośredni klienci EstateDream.pl, właściciele lokali, wynajmujący, inwestorzy lub podmioty, w imieniu których prowadzona jest obsługa najmu;
• operatorzy portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl — w zakresie korzystania z tych portali, obsługi rezerwacji, kont użytkowników, wiadomości, płatności platformowych i regulaminów portali;
• dostawcy hostingu, poczty e-mail, strony internetowej, systemów IT, narzędzi komunikacyjnych, chmury, backupu i wsparcia technicznego;
• banki, operatorzy płatności, systemy rozliczeniowe i podmioty obsługujące płatności, zwroty, kaucje lub rozliczenia;
• biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne, windykacja, ubezpieczyciele, rzeczoznawcy i podmioty pomagające w dochodzeniu lub obronie roszczeń;
• podwykonawcy obsługi najmu, np. osoby sprzątające, pralnie, serwis techniczny, konserwatorzy, administratorzy nieruchomości, osoby obsługujące awarie, przekazanie kluczy lub przygotowanie lokalu — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zadań;
• wspólnoty mieszkaniowe, zarządcy budynków, ochrona obiektu, administracja garażu lub parkingu — jeżeli jest to konieczne do obsługi nieruchomości, incydentu, zgłoszenia lub bezpieczeństwa;
• sądy, urzędy, organy podatkowe, organy ścigania, służby porządkowe i inne organy publiczne, jeżeli wymaga tego prawo albo ochrona praw Administratora, klienta, gościa, najemcy, lokatora lub właściciela lokalu.

13. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z międzynarodowych portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl oraz narzędzi technicznych dostawcy tych usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z podmiotów z grup kapitałowych lub dostawców technicznych mających siedzibę poza EOG.

Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza EOG, powinno ono odbywać się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych wymaganych zabezpieczeń. W zakresie usług portali rezerwacyjnych zastosowanie mają również polityki prywatności i regulaminy tych portali.

14. Czas przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. W szczególności:

• dane z formularza kontaktowego i zwykłej korespondencji — przez czas obsługi sprawy, a następnie co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że sprawa przekształci się w ofertę, umowę, reklamację lub roszczenie;
• dane ofertowe i negocjacyjne — przez czas przygotowania i ważności oferty, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu ustaleń lub ochrony roszczeń;
• dane bezpośrednich klientów i dane związane z umową o zarządzanie najmem — przez czas współpracy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dane gości i rezerwacji w modelu własnych apartamentów — przez czas obsługi rezerwacji, pobytu i rozliczeń, a następnie przez okres wymagany do obsługi reklamacji, szkód, rozliczeń podatkowych, księgowych, platformowych oraz ewentualnych roszczeń;
• dane gości i rezerwacji przetwarzane w imieniu klienta — przez okres wynikający z umowy z klientem, jego instrukcji, regulaminów portali albo właściwych przepisów, z uwzględnieniem potrzeby rozliczenia usługi i zabezpieczenia roszczeń;
• dane lokatorów i najemców długoterminowych — przez czas przygotowania, trwania i rozliczenia umowy najmu, a następnie przez okres potrzebny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, rozliczeń podatkowych, księgowych i dokumentowania wykonania obowiązków;
• nagrania monitoringu — przez okres ustawiony w danym systemie lub przyjęty przez właściwego administratora monitoringu, co do zasady możliwie krótki; w razie incydentu nagranie może być zabezpieczone do czasu zakończenia sprawy;
• dane techniczne strony i logi serwera — przez okres wynikający z konfiguracji systemu, potrzeb bezpieczeństwa oraz umowy z dostawcą hostingu.

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale brak danych kontaktowych może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie. Podanie danych potrzebnych do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia płatności, obsługi rezerwacji, pobytu, najmu, reklamacji lub szkody może być niezbędne do realizacji tych czynności.

W przypadku danych wymaganych przez przepisy prawa, regulaminy portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl lub VRBO.pl, zasady bezpieczeństwa obiektu albo dokumentację najmu, brak podania danych może uniemożliwić realizację rezerwacji, zawarcie umowy najmu, wykonanie usługi, rozliczenie płatności albo dochodzenie praw.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• prawo żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w RODO;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
• prawo przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z TQM GROUP Daniel Fedus pod adresem e-mail: biuro@estatedream.pl albo pisemnie na adres siedziby. Jeżeli TQM GROUP Daniel Fedus przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta, zgłoszenie może zostać przekazane właściwemu administratorowi danych, tj. klientowi/właścicielowi lokalu.

17. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

TQM GROUP Daniel Fedus / EstateDream.pl nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Portale Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl mogą stosować własne mechanizmy techniczne, rankingowe, bezpieczeństwa, cenowe lub antyfraudowe zgodnie z własnymi regulaminami i politykami prywatności.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych mają tylko osoby i podmioty, które potrzebują go do wykonania powierzonych czynności.

Dostęp do portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl powinien być ograniczony do osób upoważnionych, zabezpieczony odpowiednimi danymi logowania i wykorzystywany wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi nieruchomości klienta albo własnych apartamentów EstateDream.pl. Zakres dostępu powinien być regularnie weryfikowany, a po zakończeniu współpracy odpowiednio odebrany lub zmieniony.

19. Dokumentacja z klientami i powierzenie danych

Jeżeli EstateDream.pl w ramach usługi zarządzania najmem przetwarza dane gości, najemców, lokatorów, osób kontaktowych, dane z portali Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl i VRBO.pl albo dane z monitoringu w imieniu klienta, strony powinny określić zakres i zasady takiego przetwarzania w dokumentacji współpracy.

W dokumentacji z klientem należy w szczególności określić:

• czy EstateDream.pl działa jako podmiot przetwarzający, podmiot upoważniony, administrator własnych danych, czy w wybranych zakresach jako odrębny administrator;
• jakie portale są wykorzystywane: Booking.pl/Booking.com, Airbnb.pl, VRBO.pl lub inne wskazane w umowie;
• czy EstateDream.pl ma dostęp techniczny do kont klienta i czy jest wskazana jako firma zarządzająca nieruchomością;
• kategorie osób i danych objętych przetwarzaniem, w tym goście, najemcy, lokatorzy, osoby kontaktowe, pracownicy klienta, podwykonawcy, osoby utrwalone na monitoringu;
• zakres korzystania z monitoringu, kamer garażowych, wideodomofonów, wizjerów wideo, wideorejestratorów i systemów kontroli dostępu, jeżeli występują;
• osoby upoważnione, podwykonawców, zasady zachowania poufności, bezpieczeństwa, retencji danych, zakończenia dostępu i usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu współpracy.

Samo wskazanie EstateDream.pl na portalu jako firmy zarządzającej nieruchomością nie zastępuje ustalenia ról i zasad RODO w umowie z klientem.

20. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmiany zakresu usług, zmiany sposobu działania strony, zmiany wykorzystywanych portali, rozpoczęcia prowadzenia własnych apartamentów, rozszerzenia obsługi najmu, zmiany sposobu korzystania z monitoringu, zmiany dostawców technicznych, zmiany przepisów prawa albo zaleceń organów nadzorczych.

Aktualna wersja polityki jest dostępna na stronie www.estatedream.pl.

Pełna treść dokumentu dostępna jest również w wersji PDF: Polityka prywatności i klauzula informacyjna (PDF) .